Was ist das Vorsteuervergütungsverfahren?

Grundlegendes zum Vorsteuerabzug

In den meisten Ländern dieser Welt gehört eine Steuer, die auf die erzielten Umsätze eines Unternehmens erhoben wird, zu den wichtigsten Steuereinnahmen des Staates. Dabei darf in der Regel die Vorsteuer, welche beim Einkauf von Waren oder Leistungen bereits in Rechnung gestellt worden ist, abgezogen werden. Einheitliche Regelungen zur Höhe der Umsatzsteuer oder zum Ablauf des gesamten Verfahrens gibt es jedoch nicht. Auch in der Europäischen Union findet man eine Reihe unterschiedlicher Steuersätze. In Deutschland lassen sich alle Vorschriften zur Mehrwertsteuer, wie diese Steuer auch bezeichnet wird, im Umsatzsteuergesetz (UStG) nachlesen. Geregelt wird hier jedoch nur die Umsatzsteuer, die in Deutschland entstanden ist. Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig im Ausland unterwegs sind oder die viele Geschäftsbeziehungen mit Drittländern unterhalten, dürfen mit einer ausländischen Umsatzsteuer jedoch nicht belastet werden. Das würde ihre Waren oder Dienstleistungen verteuern und den Betrieb damit im Wettbewerb mit anderen benachteiligen. Innerhalb der EU sowie mit bestimmten Drittländern gibt es dafür das Vorsteuervergütungsverfahren. Die gesetzlichen Grundlagen dazu finden sich im Paragraph 18 UStG.

Die Anmeldung der Umsatzsteuerschuld

Deutsche Unternehmer sind zur Anmeldung ihrer Umsatzsteuerschuld verpflichtet, eine Ausnahme gibt es nur für Kleinunternehmer. Die Meldung erfolgt mit einer deutschen Umsatzsteuernummer. Dabei wird die Vorsteuer sofort abgezogen, nur die verbliebene Umsatzsteuerschuld wird an das Finanzamt überwiesen. Doch ausländischen Unternehmen ohne Betriebssitz in unserem Land wird keine Steuernummer erteilt. Ihre Ansprüche auf Rückzahlung gezahlter Steuer können sie nur über das Verfahren zur Vorsteuervergütung geltend machen. Es gilt für alle Länder der Europäischen Gemeinschaft sowie für Länder, mit denen Deutschland ein entsprechendes Abkommen unterzeichnet hat. Zuständig für das Verfahren ist bei uns das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Es sammelt in Deutschland alle Vorsteuervergütungsanträge, prüft die Unternehmereigenschaft der Antragsteller und reicht diese dann an das entsprechende EU-Land weiter. Die Behörde ist auch Ansprechpartner für alle Ausländer aus nicht EU-Ländern, die einen Vorsteuervergütungsantrag in Deutschland stellen wollen.

Wann der Vorsteuerabzug erlaubt ist

Die Erstattung der Vorsteuer aus einem anderen Land erfolgt grundsätzlich nur auf Antrag, doch gerade für große Unternehmen lohnt sich die Mühe. Für die Erstattung sind mehrere Voraussetzungen zu erfüllen:

• Vorsteuerabzugsfähig sind stets nur Unternehmen, die Lieferung oder Leistung muss also von einem Unternehmen für ein Unternehmen erfolgt sein. Ob das Unternehmen einen Geschäftssitz in diesem Land hat, ist unerheblich.
• Außerdem müssen die Einkäufe für die Erbringung steuerbarer Umsätze getätigt worden sein. Damit sind Kleinunternehmer sowie Betriebe mit landwirtschaftlicher Pauschalbesteuerung von der Vorsteuererstattung ausgeschlossen.
• Für die Anträge müssen Rechnungen bzw. Belege eingereicht werden, die den umsatzsteuerlichen Vorschriften des jeweiligen Landes entsprechen. In Deutschland ist die Vorlage einer Rechnung mit allen Angaben nach Paragraph 14 UStG notwendig.
• Im Land der Antragstellung darf das Unternehmen selbst keine steuerbaren Umsätze ausgeführt haben. Dann wäre er nämlich dort steuerpflichtig, der Vorsteuerabzug ist in diesem Fall von der hier anzumeldenden Umsatzsteuer vorzunehmen.

Das Vorsteuervergütungsverfahren innerhalb der EU

Innerhalb der Europäischen Gemeinschaft können Anträge auf die Erstattung der gezahlten Vorsteuer leicht über ein entsprechendes Internetportal elektronisch gestellt werden. Zuständig in Deutschland ist das BZSt, eine Anmeldung kann im BZStOnline-Portal erfolgen. Anträge in Papierform sind nicht mehr möglich. Für die Nutzung des Portals ist eine Registrierung notwendig, dafür erhalten User ein Zertifikat und eine Zugangs-PIN. Die Meldung der Vorsteuervergütung erfolgt für einen Zeitraum von drei Monaten. Unternehmen müssen jedoch beachten, dass für die Anmeldung des Vorsteuerabzugs eine Mindestsumme von 400 € erforderlich ist. Außerdem muss für jedes Land ein separater Antrag ausgefüllt werden, wenn in verschiedenen Ländern Vorsteuer angefallen ist. Belege der Originalrechnungen müssen zur Verfügung gestellt werden. Ein Scan, der beim Antrag mitgesendet wird, reicht jedoch. Die Anmeldung der Vorsteuererstattung muss unbedingt bis zum 30. September des Folgejahres erfolgen. Verfällt diese Ausschlussfrist, ist der Vorsteuerabzug nicht mehr möglich! Die Finanzbehörde muss den Vorsteuervergütungsantrag innerhalb von vier Monaten bearbeiten. Der Bescheid wird elektronisch zugestellt.

Tipp: Lesen Sie hierzu auch den Artikel über die Buchführungspflicht.

Die Vorsteuervergütung in Drittländern

Für Anträge auf Erstattung von Vorsteuern aus Drittländern ist eine Gegenseitigkeitsvereinbarung mit Deutschland Voraussetzung. Das BZSt veröffentlicht, mit welchen Staaten diese Abkommen existieren und gibt Informationen zum Antragsverfahren, denn nicht jedes Land stellt Anträge im Internet zur Verfügung. Die Formulare müssen in der Landessprache sowie mit der Landeswährung ausgefüllt werden. Vergütungszeitraum sind mindestens drei aufeinanderfolgende Monate eines Jahres, höchstens jedoch ein Kalenderjahr. Achtung, Anträge sind schon bis zum 30. Juni des Folgejahres einzureichen! Hier gilt also eine kürzere Frist als im innergemeinschaftlichen Vergütungsverfahren. Für die Anträge ist eine Bescheinigung der Unternehmereigenschaft notwendig, die das zuständige Finanzamt des Betriebes ausstellt.

Notwendige Angaben im Vergütungsantrag

Vor allem bei einem erstmaligen Antrag auf die Vergütung der Vorsteuer ist eine sorgfältige Vorbereitung notwendig. Unternehmen oder ihre Vertreter sollten alle Informationen vorab sammeln, um den Eingabeprozess im Online-Portal nicht unterbrechen zu müssen.

Diese Daten sind dabei notwendig:

• Mitgliedsstaat, in dem die Erstattung beantragt wird
• Name und vollständige Anschrift des Antragstellers
• Adressangabe für die Kommunikation per E-Mail
• Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, diese muss sich auf die Leistungen bzw. Lieferungen beziehen, auf die der Erstattungsantrag gerichtet ist
• abgerechneter Vergütungszeitraum
• Erklärung des Unternehmens, dass es im betreffenden Land im angegebenen Zeitraum keine Umsätze erzielt hat
• Umsatzsteuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Bankverbindung inklusive IBAN und BIC für die Erstattung

Außerdem muss für jede Lieferung oder Dienstleistung, für die der Antrag auf Vorsteuervergütung eingereicht wird, folgende Angaben gemacht werden:

• Name und vollständige Adresse des Leistungserbringers
• seine Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Präfix (also das Länderkürzel) des Mitgliedsstaates
• Rechnungsnummer und –datum
• Bemessungsgrundlage (in der Regel der Nettobetrag) und Steuerbetrag in der Landeswährung des Mitgliedsstaates
• abziehbarer Steuerbetrag
• Kennziffer, die den Gegenstand bzw. die Leistung beschreibt
  (1 - Kraftstoff, 2 – Vermietung von Beförderungsmitteln, 3 – Ausgaben für Transportmittel, 4 – Maut und Gebühren für Straßennutzung, 5 – Kosten für Taxi oder öffentliche Verkehrsmittel, 6 – Beherbergungskosten, 7 – Speisen und Getränke, 8 – Eintritt in Ausstellungen und Museen, 9 – Ausgaben für Repräsentation und Vergnügen, 10 – Sonstiges)

Liegen Rechnungen mit einem Betrag über 1.000 vor, muss ein Scan dem Antrag beigefügt werden. Bei einem Bezug von Kraftstoff ist das schon ab 250,00 € notwendig. Eine entsprechende Sorgfalt ist im gesamten Prozess notwendig, denn fehlende Angaben berechtigen die Finanzverwaltung zum Ablehnen des Antrages!

Das Vorsteuervergütungsverfahren wird innerhalb der europäischen und internationalen Finanzbehörden immer wieder diskutiert. Mit Hilfe des Internets soll die Antragstellung in den nächsten Jahren modernisiert und vereinfacht werden, um die Kosten des Verfahrens sowohl für Unternehmen und als auch für die Verwaltungen zu senken. So profitieren dann auch kleinere Betriebe von der Erstattung der ausländischen Vorsteuer.