Die Kilometerpauschale 2021- 2026 (Entfernungspauschale)

Viele Arbeitnehmer pendeln tagtäglich von Ihrer Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Je nach Entfernung und Verkehrsmittel kostet der Arbeitsweg Zeit und Geld. Dem möchte der Staat entgegenwirken. Arbeitnehmer können die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitstätte als Werbungskosten steuermindernd berücksichtigen.

Stichwort hier ist die sog. Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt).

Von 2021 bis 2026 wird für jeden vollen Entfernungskilometer der Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte eine Entfernungspauschale von 0,30 € angewendet. Sobald die Distanz jedoch 20 Kilometer übersteigt, erhöht sich die Pauschale ab dem 21. Kilometer auf 0,35 € pro Kilometer, und ab dem Jahr 2024 weiter auf 0,38 € pro Kilometer. Für Strecken bis zu 20 Entfernungskilometern bleibt die Pauschale bei konstant 0,30 € pro Kilometer.

Bei einer 5-Tage-Woche erkennt das Finanzamt 230 Arbeitstage an. Die Entfernungspauschale gilt ebenso für Fahrten zur Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Ersetzt eine Kilometerpauschale die genaue Abrechnung?

Sowohl für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug als auch für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte können die Kosten erstattet werden. Die genaue Ermittlung des Aufwandes je zurückgelegtem Kilometer ist jedoch sehr aufwendig. Schließlich müssen die Strecken in einem Fahrtenbuch genau aufgezeichnet und jede einzelne Ausgaben festgehalten werden. Erst am Ende eines Kalenderjahres lassen sich dann die Kosten je Einzelkilometer berechnen. Vorher wäre keine Reisekostenabrechnung möglich – der Fahrzeugnutzer müsste in Vorleistung gehen. Überprüfen ließe sich solch eine Abrechnung kaum – weder von den Verantwortlichen für die Reisekostenabrechnungen in den Unternehmen noch von den Finanzbehörden bei der Steuererklärung. Der Gesetzgeber hat daher Pauschalen festgelegt, die zur Abrechnung von Kosten für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug angesetzt werden dürfen. So wird im Einkommenssteuergesetzbuch, Paragraph 9, Absatz 1, Satz 4, die Kilometerpauschale in 2024 für Fahrten zwischen dem Wohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte als Entfernungspauschale in Höhe von 0,30€ festgelegt (bis zum 21. Kilometer). Ab dem 21. gefahrenen Kilometer steigt diese sogar auf 0,38€. Für alle anderen dienstlich veranlassten Fahrten wird auf das Bundesreisekostengesetz verwiesen. Hier regelt der Paragraph 5, Absatz 2, die Höhe der Pauschale mit 0,30€ für Dienstfahrten mit dem eigenen PKW.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale für andere Fahrzeuge?

In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale für Personenkraftwagen und Fahrräder 0,30 € ab dem ersten Entfernungskilometer (ab dem 21. Kilometer 0,38 €), für Motorräder oder Mopeds 0,20 Euro.

Früher durfte die Pauschale erhöht werden, wenn Beifahrer mitgenommen wurden. Diese Regelung ist entfallen. Auch für Kleintransporter oder Lastkraftwagen gibt es keine höheren Pauschalen mehr.

Was ist mit der Pauschale abgegolten?

Über die Höhe der Kilometerpauschale für 2024 lässt sich streiten, denn ob sie wirklich alle Kosten je gefahrenem Kilometer deckt, hängt von vielen Faktoren ab. Dazu zählen der aktuelle Preis für den Kraftstoff, die Größe des Fahrzeuges (und damit sein Verbrauch) und auch der technische Zustand. Dieser Aufwand ist mit der Pauschale abgegolten:
- der verbrauchte Kraftstoff und alle anderen Zusatzstoffe
- die Versicherung (Haftpflicht und Kasko)
- die Kfz-Steuer
- die Absetzung für Abnutzung (oder Abschreibung)
- notwendige Wartungen und Reparaturen im üblichen Rahmen
Nicht enthalten sind außerordentliche Kosten, zum Beispiel nach einem Unfall. Die Reparaturkosten für die Beseitigung von Unfallschäden, die bei dienstlichen Fahrten oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstehen, sind zusätzlich absetzbar.

Was sind Reisekosten bei betrieblich veranlassten Fahrten?

Unternimmt ein Arbeitnehmer oder ein Selbständiger im Auftrag seines Unternehmens eine dienstlich veranlasste Fahrt und nutzt dafür sein eigenes Fahrzeug, dann kann er sich die Kosten dafür vom Betrieb erstatten lassen. In der Regel ist dafür eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen neben dem Übernachtungsaufwand, dem Mehraufwand für die Verpflegung und weiteren Aufwendungen auch die Kosten für die Fahrt zum Veranstaltungsort und zurück. Rückzahlungsfähig sind die tatsächlich ermittelten Kosten je gefahrenem Kilometer. Lässt sich der dieser Betrag jedoch nicht exakt ausweisen, darf die Kilometerpauschale herangezogen werden. Reisekosten können vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Die Rückzahlung stellt also keinen Arbeitslohn dar und unterliegt weder der Pflicht zur Lohnsteuer noch zur Sozialversicherung. Vorgeschrieben ist die Erstattung von Reisekosten jedoch nicht, der Arbeitgeber kann einen niedrigeren Betrag auszahlen oder auch komplett darauf verzichten. Arbeitnehmer sind daher gut beraten, sich vor der Dienstreise eine Kostenübernahme bestätigen zu lassen.

Wie wird die Kilometerpauschale als Werbungskosten berücksichtigt?

Alle Beträge, die Steuerpflichtige aufbringen müssen, um Einnahmen zu erhalten, zählen zu den Werbungskosten ihrer Tätigkeit. Arbeitnehmer, aber auch Selbständige und Freiberufler können damit ihre jährlich zu versteuernden Einkünfte mindern. Im Rahmen ihrer Einkommenssteuererklärung, in der sie ihre Einkünfte offenlegen, werden die Werbungskosten aufgelistet und nachgewiesen. Arbeitnehmern wird die zu viel gezahlte Lohnsteuer vom Finanzamt erstattet. Bei Selbständigen und Freiberuflern wird die persönliche Steuerlast erst durch die Einkommensteuererklärung ermittelt. Die Kilometerpauschale kann unter zwei verschiedenen Aspekten eine Rolle spielen. Arbeitnehmer, die ihre Fahrzeugkosten für betrieblich veranlasste Reisen nicht oder nicht vollständig zurück erhielten, können die Beträge jetzt noch als Werbekosten geltend machen. Zu den Werbekosten gehören außerdem der Aufwand durch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen sowie die Fahrtkosten für Familienheimfahrten, wenn die berufliche Tätigkeit einen zweiten Wohnsitz erforderlich macht. Doch anders als bei den Dienstfahrten darf nur die Entfernungspauschale, also eigentlich nur die halbe Kilometerpauschale, angesetzt werden.

Wer kann die Entfernungspauschale geltend machen?

Die Entfernungspauschale gilt für alle Steuerpflichtige, die regelmäßig von ihrem Wohnsitz aus eine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Welches Fahrzeug sie dafür nutzen, ob sie nur Mitfahrer sind oder gar zu Fuß gehen, spielt keine Rolle. Auch Fahrradfahrer und Nutzer der öffentlichen Verkehrsmittel können für die einfache Entfernung eine Pauschale von 0,30 € ansetzen. Selbst Nutzer von Dienstfahrzeugen, die die private Nutzung mit der 1-Prozent-Regelung versteuern, profitieren von der Entfernungspauschale.

Beispielrechnung einer Fahrkostenpauschale

Beispiel: Annas Arbeitsweg von ihrer Wohnung zur Arbeitsstätte beträgt insgesamt 30 Kilometer pro Strecke.

1. Bis 2023:

   • Für die ersten 20 Kilometer beträgt die Entfernungspauschale jeweils 0,30 € pro Kilometer. Das ergibt 20 km x 0,30 € = 6,00 €.
   • Ab dem 21. Kilometer gilt die erhöhte Pauschale von 0,35 € pro Kilometer. Für die restlichen 10 Kilometer ergibt sich also 10 km x 0,35 € = 3,50 €.

   Annas gesamte Entfernungspauschale pro Tag bis 2023 ist daher 6,00 € + 3,50 € = 9,50 €.

2. Ab 2024:

   • Die ersten 20 Kilometer bleiben bei 0,30 € pro Kilometer, also wieder 6,00 € insgesamt.
   • Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 0,38 € pro Kilometer. Für die 10 zusätzlichen Kilometer ergibt das 10 km x 0,38 € = 3,80 €.

   Ab 2024 beträgt Annas Entfernungspauschale pro Tag somit 6,00 € + 3,80 € = 9,80 €.

In diesem Beispiel kann Anna die Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen, um so ihre steuerpflichtigen Einkünfte zu reduzieren. Beachten Sie, dass sich diese Berechnungen auf eine einfache Fahrt beziehen. Für Hin- und Rückfahrt an einem Tag verdoppeln sich die Beträge entsprechend.

Wie wird die Entfernungspauschale ermittelt?

Das Finanzamt erkennt in der Regel nur die kürzeste Entfernung an. Nutzen Sie die schnellste Verbindung, die zum Beispiel über die Autobahn führt, so versuchen Sie Ihren Bearbeiter mit dem Ausdruck eines Routenplaners davon zu überzeugen, auch für eine etwas längere Strecke die Kosten anzuerkennen.

Wo gebe ich als Arbeitnehmer meine Fahrtkosten an?

Die Finanzbehörden stellen für die Erklärung der Einkommensteuer Formulare zur Verfügung. Sie müssen elektronisch versendet werden, eine Abgabe in Papierform ist nur noch in Ausnahmefällen möglich. Als Arbeitnehmer geben Sie Ihre Werbungskosten in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit) an. In der Zeile 31 auf Seite 2 muss als erste Tätigkeitsstätte die Anschrift Ihres Arbeitgebers ergänzt werden, wenn Sie dort regelmäßig arbeiten. Geben Sie hier auch den Zeitraum der Tätigkeit an. Wenn Sie Ihren Arbeitgeber nicht gewechselt haben, ist das das Kalenderjahr. Außerdem wird die Anzahl der Urlaubs- bzw. Krankheitstage abgefragt. Weiter geht es in Zeile 35. Hier sind genaue Angaben zur einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte notwendig. Die genaue Berechnung der Entfernungspauschale übernimmt das Finanzamt dann für Sie. Vergessen Sie hier aber nicht, die Beträge anzugeben, die Ihnen der Arbeitgeber bereits erstattet hat (Zeile 39). Die Angaben dazu finden Sie auf der Lohnsteuerkarte. Möchten Sie noch die Erstattung von Reisekosten beantragen, weil Ihr Arbeitgeber diese noch nicht (vollständig) erstattet hat, so tragen Sie diese in Zeile 50 ein. Für mehrere Reisen empfiehlt sich eine separate Aufstellung.

Treten weitere Fragen rund um die Kilometerpauschale auf, so kontaktieren Sie Ihren Steuerberater.