50 EURO Sachbezugsfreigrenze

50 EURO Sachbezugsfreigrenze: Geschenke an Mitarbeiter als Motivation und Anerkennung

Wer heutzutage gute Mitarbeiter in seinem Unternehmen beschäftigt, möchte diese natürlich auch gerne behalten. Da sind neben dem normalen Gehalt auch andere Anreize sicherlich ein probates Mittel um die Mitarbeiter zu motivieren und Ihre Anerkennung als Arbeitgeber auszudrücken. Neben den schon lange bekannten steuerfreien Zuwendungen, die zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden können, ist auch seit Jahren immer wieder die 50 EURO Sachbezugsfreigrenze im Gespräch.

Hier bietet der Gesetzgeber die Möglichkeit, monatlich einen Betrag von bis zu 50,- € steuer- und sozialversicherungsfrei an jeden Arbeitnehmer auszuzahlen. Geregelt ist diese Zuwendung in § 8 Abs. 2 Satz 9 EStG und § 3 Abs. 1 Satz 3 SvEV. Die Steuerfreiheit wird hier auch für die Sozialversicherung übernommen.

In den »Anfängen« waren die Formvorschriften, Dokumentationspflichten und Einsatzmöglichkeiten noch sehr eng und starr, so dass nur wenige Arbeitgeber diese Regelung in Anspruch genommen haben. In den vergangenen Jahren gab es allerdings viele Vereinfachungen und eine breiter gefächerter Auswahl, in welcher Form dieser zusätzliche Lohn an Arbeitnehmer ausgezahlt werden kann.

Steuerfreier Sachbezug – so geht das Finanzamt leer aus

Trotz aller Vereinfachungen und Lockerungen bei den Zuwendungen an Mitarbeiter gibt es nach wie vor ein paar Stolperfallen, die bei einer Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung dazu führen können, dass die Zuwendungen im Nachhinein versteuert und der Sozialversicherung unterworfen werden müssen.

Wer aber ein paar Spielregeln beachtet, kann seinen Mitarbeitern mit »wenig« finanziellem Aufwand das monatliche Gehalt aufbessern. Und letztendlich spart auch der Arbeitgeber hier nicht unerhebliche Lohnnebenkosten. Nur alleine der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung für 44,- € Lohn beträgt pro Monat schon rund 9,00 €.

Gängig sind heute hauptsächlich Warengutscheine (Tankgutschein) oder für andere Waren und Dienstleistungen. Bei diesen zweckgebundenen Gutscheinen können Sie als Arbeitgeber aber natürlich auch sehr gut auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihre Mitarbeiter eingehen. Der Eine möchte lieber einmal im Monat tanken, der Nächste lieber ins Fitnesscenter oder Bücher kaufen. Hier sind die Möglichkeiten mittlerweile groß.

Es gibt auch Unternehmen, die Kombinationen aus monatlichen Warengutscheinen im Rahmen des Höchstbetrages und einer betrieblichen Altersvorsorge anbieten. Erkundigen Sie sich einfach, was für Sie und Ihre Mitarbeiter das Optimale ist!

Möglich ist dies übrigen für alle Mitarbeiter im Unternehmen. Nicht nur sozialversicherungspflichtige Angestellte können hier profitieren, sondern auch Minijobber. Auch den 450,- €-Aushilfen können Sie zusätzlich maximal 44,- € pro Monat in Form von Gutscheinen, Jobtickets oder Ähnlichem zuwenden. Allerdings sollten Sie als Arbeitgeber aber auf jeden Fall ein paar Punkte beachten, wenn Sie diese Form der »Gehaltserhöhung« nutzen möchten:

50 EURO Sachbezugsfreigrenze: Barlohn oder Sachlohn?

Die Sachbezugsfreigrenze kann – wie der Name ja auch schon sagt - ausschließlich für Sachlohn und keinesfalls für Barlohn angewandt werden.
Barlohn liegt immer vor, wenn der Arbeitgeber bare oder bargeldlose Zuwendungen an seine Mitarbeiter erbringt.
Das gilt nicht nur bei tatsächlicher Auszahlung, sondern auch wenn Sie als Arbeitgeber Verbindlichkeiten eines Mitarbeiters im abgekürzten Zahlungsweg übernehmen (z. B. die Überweisung von Miete oder anderen Verbindlichkeiten).

In diesen Fällen ist die 50 EURO Sachbezugsfreigrenze nicht anwendbar.

Zweckgebundenen Zahlungen, wie z. B. Beiträge zu Fitness-, Golf- oder Tennisclubs sind nach neuer Rechtsprechung des BFH aber mittlerweile im Rahmen der steuerfreien Zuwendungen möglich.

Mit Vorsicht zu betrachten ist die Umwandlung von Bar-Lohn in Sach-Lohn.

Grundsätzlich ist das möglich, wenn der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehaltes verzichtet und stattdessen Sachbezüge bekommt. Entscheidend sind hierbei der Zeitpunkt des Lohnanspruchs und die entsprechend Änderung im Arbeitsvertrag.

Freigrenze oder Freibetrag

Einer der häufigsten Fehler, die zu Nachversteuerungen führen, ist die Fehlinterpretation der Freigrenze.

Dabei handelt es sich um eine Grenze, bis zu der der zugewendete Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei bleibt. Überschreitet der Betrag die Grenze auch nur um 1 Cent, wird der komplette Betrag beitrags- und steuerpflichtig! Bei einer Zuwendung von 44,50 € müssen also nicht nur 0,50 € versteuert werden, sondern 44,50 €.

Für die Feststellung, ob die monatliche Freigrenze überschritten wird, müssen alle gemäß § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG zufließenden Zuwendungen und geldwerten Vorteile zusammengerechnet werden. Pauschalbesteuerte Bezüge sind hier aber nicht zu berücksichtigen. Außerdem zählen auch Zuwendungen zu einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit,…) nicht in die Bemessungsgrundlage.

Wenn die 50,-EURO Sachbezugsfreigrenze in Form von (monatlichen) Gutscheinen erfolgt, sollte außerdem definitiv ausgeschlossen werden, dass der Restbetrag in Bargeld ausgezahlt wird.

Beispielsweise tankt der Arbeitnehmer für 39,50 € und bekommt den Rest in Höhe von 4,50 € als Wechselgeld in bar erstattet. Hier kann der Betriebsprüfer die Steuerfreiheit nachträglich kippen. Steuerprüfer fragen ggf. auch gerne schon mal bei den einlösenden Firmen nach, wie diese bei Gutscheinen verfahren

Zuwendungszeitpunkt

Die 50 EURO Freigrenze gilt jeweils pro Monat. Heißt also, Sie dürfen nicht im Juli 100,- € auszahlen, und dafür im August nichts. In diesem Fall sind also jetzt die 100,- € im Juni voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wenn die Grenze in einem Monat nicht voll ausgeschöpft wird, darf auch der »Restbetrag« nicht in den Folgemonat vorgetragen werden. Auch dann sind die kompletten Bezüge steuer- und beitragspflichtig.

Welche Aufzeichnungspflichten gelten bei der 50 Euro Sachbezugsfreigrenze?

Was wäre Deutschland ohne Papier und Auszeichnungspflichten? Aber Spaß beiseite. Schon so manche Betriebsprüfung hat mit bösen Überraschungen in Form von horrenden Nachzahlungen geendet.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern die monatliche Zuwendung von maximal 50,- € gewähren, müssen Sie (nachweislich!) sicherstellen, dass jeden Monat alle entsprechenden Bezüge zusammengerechnet werden.
Dazu gehören neben den Gutscheinen oder Ähnlichem auch unentgeltliche oder verbilligt überlassene sonstige Sachzuwendungen.

Ein Arbeitgeber gewährt beispielsweise allen Arbeitnehmern in einem Monat Gutscheine im Wert von jeweils 50,-€. Im selben Monat werden aber auch die Mitarbeiter einer Abteilung zu einem Grillabend eingeladen (Kosten 15,- € pro Person). Für diese Mitarbeiter ist der Sachbezugswert dann überschritten, und es müssen pro Person 59,-€ versteuert und verbeitragt werden.

50 EURO Sachbezugsfreigrenze - brutto oder netto?

Arbeitnehmerbezogene Zuwendungen werden immer mit dem Brutto-Betrag bewertet. Egal ob Tankgutschein oder andere Arten von Gutscheinen. Der Netto-Betrag zzgl. der Umsatzsteuer darf nicht mehr als insgesamt 50,- € betragen.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Wie bereits erwähnt kann ja beispielsweise auch der Beitrag für das Fitnesscenter im Rahmen dieser Regelung bezuschusst werden. Neben dieser Form der steuerfreien Arbeitgeberleistung gibt es aber seit einigen Jahren auch eine zusätzliche Möglichkeit der betrieblichen Gesundheitsförderung.

Gefördert werden hier präventive Gesundheitsleistungen zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustandes. Dazu zählen beispielsweise Kurse zur Raucherentwöhnung, Erlernen von Entspannungstechniken oder spezielle Kurse zum Muskelaufbau.

Die geförderten Maßnahmen sind im »Leitfaden Prävention« durch den GKV Spitzenverband aufgelistet und müssen den Vorgaben der §§ 20 und 20b SGB V entsprechen. Im Einzelfall kann aber das Finanzamt oder auch die Krankenkassen Auskunft geben, ob die Maßnahme gefördert werden kann.

Während heute viele Konzerne und Großunternehmen Gesundheitsprävention vielfach im eigenen Unternehmen anbieten, können Leistungen dieser Art von kleinen und mittelständischen Unternehmen nicht in der eigenen Firma durchführen. Sie finanzieren dann die entsprechenden Kurse bei Fremdanbietern und zahlen dort die Kosten für ihre Mitarbeiter.

Der allgemeine Beitrag zum Fitness-Center zählt übrigens leider nicht dazu!

Pro Mitarbeiter und Jahr kann der Arbeitgeber so bis zum 500,- € für die betriebliche Gesundheitsförderung steuerfrei zahlen. Im Gegensatz zu der 50 EUR Regelung wird die Gesundheitsförderung vor allem in kleinen Betrieben noch nicht so häufig genutzt.

Auch hier ist die Leistung aufgrund der Steuerfreiheit auch sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist aber ebenfalls, dass die Leistung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird. Eine Gehaltsumwandlung wie bei der 50 EURO Freigrenze ist hier nicht möglich.

Die 50 EURO Sachbezugsfreigrenze in Buchhaltung und Lohnbuchhaltung

Die im Regelfall an die Mitarbeiter ausgegebenen (Tank)Gutscheine werden durch das Unternehmen gekauft und stellen somit Betriebsausgaben dar.

Einkaufen kann das Unternehmen die Gutscheine auf einmal, wichtig ist allerdings, dass pro Monat immer nur ein Gutschein an die Mitarbeiter ausgegeben wird – sammeln verboten! Der Aufwand wird i. d. R. auf das Konto steuerfreie Lohnzuwendungen gebucht.

Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann auch die Vorsteuer ggf. bei Kauf geltend gemacht werden.

Da bei Gutscheinen aber normalerweise ohnehin keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, empfiehlt sich die Buchung ohne Umsatzsteuer. Das ist bedingt dadurch, dass eine Tankstelle sowohl 7 als auch 19 prozentige Umsätze tätigt. Bei Verkauf des Gutscheins weiß allerdings noch niemand, für welche Waren der Mitarbeiter den Gutschein verwendet. Tanken, Zeitung, Brötchen,….?

Bei Vorsteuerabzug muss aber im Gegenzug auch die Ausgabe an den Mitarbeiter der Umsatzsteuer unterworfen werden. Ergibt per-Saldo also 0,00 €.

In der Lohnabrechnung kann der Gutschein als steuerfreier Sachbezug ausgewiesen werden, es ist aber nicht zwingend notwendig.

Der Vorteil ist allerdings, dass sich die Monatswerte einfacher ermitteln lassen, wenn alle Sachbezüge auf den Abrechnungen stehen. Ansonsten besteht schnell die Gefahr, dass mal 44,- € übersehen werden.

Werden Kombinationen mit einer Gehaltsumwandlung oder betrieblichen Altersvorsorge angewandt, ist die Erfassung im Rahmen der Lohnabrechnung allerdings unumgänglich.