Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Seit dem Jahr 2011 stellen die Gemeinden in Deutschland keine Lohnsteuerkarten mehr aus.

Die bunte Karte, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Jahrzehnte lang begleitet hat, wurde schrittweise durch ELStAM (Elektronischen Lohnsteuer Abzugsmerkmale) abgelöst. Ihr Nachfolger ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung.

Allgemeines: Was ist eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung?

Gesetzlich geregelt ist die Lohnsteuerbescheinigung in § 41b (1) EStG i.V. mit § 52 (52c) EStG. Hier finden sich zum einen die vorgeschriebenen Daten, die in der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sein müssen, und auch die Vorschriften für die elektronische Übermittlung.

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, jährlich - sowie bei unterjähriger Beendigung des Arbeitsverhältnisses - eine Lohnsteuerbescheinigung für jeden lohnsteuerpflichtig beschäftigten Arbeitnehmer elektronisch zu übermitteln. Die authentifizierte Übermittlung muss spätestens am 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz erfolgen.

Neben der Übermittlung an die Finanzverwaltung muss der Arbeitgeber jedem Mitarbeiter auch eine Lohnsteuerbescheinigung in ausgedruckter Form aushändigen. In den meisten Betrieben wird die Lohnsteuerbescheinigung zusammen mit der Dezember- oder Januarabrechnung verschickt.

Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind nur Arbeitgeber, die ausschließlich Mitarbeiter im Rahmen des Haushaltsscheckverfahrens beschäftigen.

Angaben auf der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Folgende Angaben muss die elektronische Lohnsteuerbescheinigung enthalten:

1. Vorname und Name des Arbeitnehmers, seine Anschrift und das Geburtsdatum
2. Die elektronisch abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibeträge, ...) und die Steueridentifikationsnummer des Arbeitnehmers
3. Name, Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers
4. Das Finanzamt mit Bezeichnung und Nummer, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde
5. Die Dauer des Dienstverhältnisses während des Jahres
6. Der Bruttoarbeitslohn aus laufenden und einmaligen Bezügen, die einbehaltene Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer
7. Die Anzahl der Unterbrechungen im Kalenderjahr (Großbuchstabe U), ggf. sonstige Bezüge (Großbuchstabe S) und erhaltene Mahlzeiten z.B. im Zuge von Auswärtstätigkeiten oder doppelter Haushaltsführung (Großbuchstabe M)
8. Versorgungsbezüge für mehrere Jahre, die ermäßigt besteuert wurden
9. Lohnersatzleistungen wie Schlechtwetter- oder Winterausfallgeld, Kurzarbeitergeld und Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld
10. Steuerfreie Leistungen des Arbeitgebers für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (die müssen in der Steuererklärung auf die Entfernungspauschale angerechnet werden!)
11. Pauschal besteuerte Zuwendungen des Arbeitgebers und steuerfreie Zuschüsse zu Verpflegungsmehraufwendungen oder doppelter Haushaltsführung
12. Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung und an Versorgungswerke getrennt nach Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteilen
13. Beiträge des Arbeitnehmers an die Kranken-, Pflege und Arbeitslosenversicherung, sowie gezahlte Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
14. durch den Arbeitgeber ausgezahltes Kindergeld

Wozu dient die Lohnsteuerbescheinigung?

Der Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist die Grundlage für die jährliche Einkommensteuererklärung.

Sie dient als Beweis dafür, wieviel Lohnsteuer im Kalenderjahr tatsächlich an das Finanzamt abgeführt wurde.

Für die korrekte Abführung der Lohnsteuer und die Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung haftete der Arbeitgeber.

Was wenn die elektronische Lohnsteuerbescheinigung falsch ist?

Für die Korrektur einer Lohnsteuerbescheinigung gelten ab dem Jahr 2020 neue Vorschriften. Es muss jetzt unterschieden werden, ob der Arbeitgeber versehentlich zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat.

Minderung der Lohnsteuer

Eine Minderung der ursprünglich übermittelten Lohnsteuer ist nur möglich, wenn der Arbeitnehmer den entsprechenden Arbeitslohn ohne vertragliche Grundlage und gegen den Willen des Arbeitgebers bekommen hat.

Solch eine »Betrugsfall« liegt z.B. vor, wenn ein Arbeitnehmer für sich oder einen Dritten ein wesentlich höheres Gehalt abrechnet, als es ihm vertraglich zusteht. Durch den zu hohen Bruttolohn entsteht dann natürlich auch ein zu hoher – ungerechtfertigter - Lohnsteuerabzug.

In diesem Fall darf der Arbeitgeber sowohl die Lohnsteuerbescheinigung, als auch seine Lohnsteueranmeldung korrigieren. Die Datenübermittlung beider Dokumente muss den Vermerk Korrektur enthalten.

Erhöhung der Lohnsteuer

Wurde durch den Arbeitgeber aus Versehen zu geringe Lohnsteuer abgerechnet und dem Arbeitnehmer bescheinigt, muss der Arbeitgeber dies seinem Betriebsstätten Finanzamt gegenüber anzeigen (formlose, haftungsbefreiende Anzeige).

Dadurch wird der Arbeitgeber von der Haftung für die zu wenig einbehaltene Steuer befreit.

Das zuständige Finanzamt des Arbeitnehmers versteuert in diesen Fällen den bislang nicht besteuerten Lohn im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung nach.

Falls der Arbeitnehmer nicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet ist, erlässt die Finanzverwaltung gegen ihn einen Lohnsteuer-Nachforderungsbescheid in Höhe der zu gering abgeführten Lohnsteuer.

Die Lohnsteuerbescheinigung wird nicht korrigiert.

Berichtigung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung

Nach der Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung kann ein Arbeitnehmer keine Berichtigung mehr verlangen.

Die Bescheinigung ist ein Beweis für die tatschlich abgeführte Steuer, und nicht über die Höhe der Steuer wie sie »hätte sein sollen«. Nur durch den Einwand des Arbeitnehmers gegen die abgeführte Steuer kann die Bescheinigung nicht berichtigt werden. Ggf. unzutreffende Abzüge müssen dann im Rahmen der Steuererklärung korrigiert werden.

Eine Änderung ist nur möglich, wenn - bei richtigem Abzug der Lohnsteuer - bei der Übermittlung der Daten ein Fehler passiert ist.(z. B. Zahlendreher). In diesem Fall muss eine zeitnahe Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen.