E-Rechnung eingeführt: Was Unternehmen jetzt über die Pflicht wissen und beachten müssen

Wie wirkt sich die Einführung der Elektronischen Rechnung auf Geschäftsprozesse aus, und warum ist der Umstieg ein Meilenstein für die Digitalisierung?

Die Einführung der E-Rechnung markiert einen Wendepunkt in der modernen Rechnungsstellung. Seit der gesetzlichen Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen im öffentlichen Sektor stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen, aber auch großen Chancen. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung verspricht nicht nur Effizienzgewinne, sondern trägt auch dazu bei, bürokratische Hürden zu senken und die Umwelt zu schonen.

Doch wie verändert die Einführung der E-Rechnung den Geschäftsalltag? Welche Vorteile ergeben sich, und welche Anforderungen müssen Unternehmen nun erfüllen? Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Aspekte und gibt praxisnahe Tipps, wie Sie die E-Rechnung optimal in Ihre Abläufe integrieren können.

Verpflichtung zur E-Rechnung in Deutschland: Wer ist betroffen?

Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, gesetzlich verpflichtet, diese elektronisch in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD zu übermitteln. Diese Verpflichtung gilt sowohl für große Konzerne als auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler, die Waren oder Dienstleistungen für öffentliche Einrichtungen liefern.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU legt fest, dass alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union einheitliche Standards für die elektronische Rechnungsstellung einführen müssen. Dies betrifft insbesondere Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber gestellt werden. In Deutschland wurde diese Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-VO) umgesetzt. Seit dem 27. November 2020 dürfen Rechnungen an öffentliche Einrichtungen nur noch elektronisch übermittelt werden.

Die in Deutschland üblichen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) entsprechen den umsatzsteuerlichen Anforderungen für E-Rechnungen. Allerdings können Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger auch ein anderes Format vereinbaren, sofern dieses die korrekte und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben ermöglicht. Dies bedeutet, dass beispielsweise EDI-Verfahren wie EDIFACT weiterhin für E-Rechnungen genutzt werden können, sofern sie den genannten Anforderungen entsprechen.

Unternehmen, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren, dass ihre Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern abgelehnt werden. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die technischen und formalen Anforderungen zu erfüllen, um rechtliche Konsequenzen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Rechnungsempfänger ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dazu reicht bereits ein E-Mail-Postfach aus. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es jedoch Übergangsfristen:

• 2025 bis 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder PDFs versenden, wenn der Empfänger zustimmt.

• 2027: Kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro können weiterhin PDF- und Papierrechnungen nutzen, sofern der Empfänger zustimmt.

• Ab 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt dann ausnahmslos für alle B2B-Umsätze.

Zusätzlich gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht, beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, bestimmte steuerfreie Umsätze und Rechnungen an Privatpersonen (B2C).

Wichtige Eckpunkte:

• Betroffene Unternehmen: Lieferanten und Dienstleister öffentlicher Einrichtungen.
• Formate: ZUGFeRD und XRechnung sind die Standards in Deutschland.
• Ziel: Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen zur Reduktion von Kosten und Fehlern.

Elektronische Rechnung: Was ändert sich im Detail?

Die Einführung der E-Rechnung wirkt sich erheblich auf die Geschäftsprozesse von Unternehmen aus. Besonders spürbar sind die Veränderungen in drei Kernbereichen:

1. Digitalisierung der Prozesse

Die E-Rechnung macht den manuellen Umgang mit Papierrechnungen überflüssig. Stattdessen erfolgen Erstellung, Versand und Verarbeitung nun digital und automatisiert.

Vorher:

• Rechnungen wurden gedruckt, per Post versendet und vom Empfänger manuell geprüft.
• Die Übertragung von Daten in Buchhaltungsprogramme erfolgte oft händisch, was zeitaufwendig und fehleranfällig war.

Nachher:

• Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format erstellt und direkt an den Empfänger übermittelt.
• Automatisierte Systeme lesen die Daten aus und verarbeiten sie weiter, z. B. für die Buchhaltung oder Zahlungsfreigabe.

Beispiel:
Ein Unternehmen, das früher pro Rechnung 2-3 Tage Bearbeitungszeit benötigte, kann diese nun auf wenige Minuten reduzieren.

Zusammenfassung der Änderungen

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Mit der Einführung der E-Rechnung sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungsstellung an spezifische gesetzliche Vorgaben anzupassen. Diese Anforderungen betreffen vor allem die Einhaltung technischer Standards, die Vollständigkeit der enthaltenen Informationen und die sichere Aufbewahrung der Dokumente. Eine Nichtbeachtung kann dazu führen, dass Rechnungen von öffentlichen Auftraggebern nicht akzeptiert oder rechtliche Konsequenzen drohen.

Vorgaben zum Daten-Format

E-Rechnungen müssen in einem maschinenlesbaren und strukturierten Format übermittelt werden, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Dies schließt klassische Formate wie PDF aus, da diese nicht maschinenlesbar sind. Die in Deutschland zugelassenen Formate sind:

• XRechnung:

  • XML-basiertes, EU-konformes Format, das speziell für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber entwickelt wurde.
  • Enthält klar strukturierte Daten, die von IT-Systemen direkt verarbeitet werden können.

• ZUGFeRD (Version 2.1 und höher):

  • Kombiniert XML-Daten mit einer menschenlesbaren PDF-Darstellung.
  • Besonders geeignet, wenn sowohl öffentliche Stellen als auch private Geschäftspartner involviert sind.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie über die technische Infrastruktur verfügen, um Rechnungen in diesen Formaten zu erstellen und zu versenden. Viele moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme bieten bereits integrierte Lösungen zur Formatkonvertierung und Übermittlung.

Pflichtangaben

E-Rechnungen unterliegen strengen Vorgaben hinsichtlich der enthaltenen Informationen. Neben den klassischen Angaben, die auch bei Papierrechnungen erforderlich sind, gibt es zusätzliche Daten, die speziell für die elektronische Verarbeitung notwendig sind.

Pflichtangaben einer E-Rechnung:

1. Klassische Rechnungsdaten:

   • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers.
   • Rechnungsnummer und -datum.
   • Angaben zur Umsatzsteuer (inklusive Steuersatz und Betrag).
   • Betrag der Rechnung (Netto und Brutto).

2. Zusätzliche Anforderungen für E-Rechnungen:

   • Bestellnummer oder Auftragsreferenz: Öffentliche Auftraggeber verlangen häufig eine spezifische Kennzeichnung, die zur Zuordnung der Rechnung notwendig ist.
   • Identifikationsnummern: Gegebenenfalls Angabe der Leitweg-ID oder anderer eindeutiger Referenzen.
   • Bankverbindungsdaten: Zur Sicherstellung einer korrekten Zahlungsabwicklung.

Die genaue Liste der Pflichtangaben hängt vom jeweiligen Land, dem Rechnungsformat und den spezifischen Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers ab. Unternehmen sollten diese Details vorab klären, um Verzögerungen oder die Ablehnung ihrer Rechnung zu vermeiden.

Integration von Schnittstellen

Für die Übermittlung von E-Rechnungen ist die Nutzung spezieller Plattformen und Schnittstellen erforderlich. In Deutschland und der EU sind insbesondere die folgenden Optionen verbreitet:

• PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine):
  Ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente. PEPPOL ermöglicht eine standardisierte und rechtskonforme Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.

• E-Rechnungsportale:
  Viele öffentliche Stellen in Deutschland nutzen zentrale Portale, über die Lieferanten ihre E-Rechnungen einreichen können. Diese Portale akzeptieren meist XRechnung oder ZUGFeRD als Format.

Herausforderung:
Unternehmen müssen ihre Systeme an diese Plattformen anbinden und sicherstellen, dass der Datenaustausch reibungslos funktioniert. Viele moderne ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) bieten bereits integrierte Schnittstellen für die E-Rechnung.